Битрикс24 с нуля: как настроить права доступа в CRM

Представьте: менеджер по продажам работает только со своими клиентами, не отвлекаясь на чужие сделки, а стажёр не может случайно экспортировать всю клиентскую базу или удалить важную информацию. Именно это и достигается с помощью гибкой настройки ролей и прав доступа.

Чтобы приступить к настройке, перейдите в раздел CRM, затем откройте «Ещё» → «Настройки» → «Права доступа к CRM». 

В открывшемся интерфейсе вы увидите слева список сущностей, сверху – список ролей, а также детализированную таблицу настроек.

По умолчанию уже доступны две роли: «Менеджер» – доступ на просмотр, создание и изменение своих элементов и «Администратор» – полный доступ ко всему, включая саму настройку прав доступа.

Обратите внимание: роль «Администратор» в настройках прав доступа не делает сотрудника администратором портала – это не одно и тоже. Кроме того, ролевая настройка прав доступна не на всех тарифах.
Когда типовых ролей недостаточно – можно создать собственную. Нажмите на иконку плюса справа и введите её название.

После этого вы можете переименовать роль, открыть или закрыть доступ ко всему, скопировать или удалить роль.

Головной отдел — обычно это отдел, в котором находится руководитель компании (например, генеральный директор). Его можно переименовать в название вашей компании. Для того, чтобы внести изменения – нажмите на три точки справа от названия отдела.

Любой отдел можно переименовать, поменять иерархию, ввести описание.

Можно добавить одного или нескольких руководителей, их заместителей и подчинённых.

Можно выбрать, в какие чаты и каналы добавить отдел. Или создать новый, отдельный чат или канал исключительно для его сотрудников. Состав участников будет автообновляться при любых изменениях в отделе.

Если в вашей структуре есть подотделы, их можно создать внутри основного отдела. Например, к отделу продаж можно добавить отдел розничных продаж или оптового направления. Уровень вложенности может быть любым. Если вы хотите удалить отдел – сначала нужно перевести всех сотрудников из него в другие отделы (или они автоматически переведутся в головной).

Сотрудника можно пригласить сразу в нужный отдел. Если он уже числится в каком-то отделе – можно его перевести в нужный, и тогда он будет удален из всех остальных. А можно назначить его совместителем – тогда он останется во всех своих отделах.
Также можно удалить сотрудника из отдела – и он вернется в головной. И еще тут можно уволить с портала.

На текущий момент в типовой структуре Битрикс24 не реализована история кадровых изменений. Однако для этого мы разработали собственное решение — Оргструктура с историей. В нем отлеживаются изменения и отделов и сотрудников, а также можно настроить режимы отображения и построить отчет по сотрудникам.

Даже в небольшой команде важно понимать, кто за что отвечает и как устроена компания. Битрикс24 позволяет отразить это просто и наглядно. Используйте возможности структуры, чтобы упростить коммуникации и сделать портал удобнее для всех.

Статья подготовлена Центром разработки «Создаватель» на основании авторского Полного курса по Битрикс24. Мы помогаем компаниям настраивать CRM, интегрировать внешние сервисы и обучать сотрудников работе в системе.

 
Есть вопрос? Подпишитесь на наш телеграм или позвоните по номеру 8-800-555-8001.