Битрикс24 с нуля: как настроить права доступа в CRM

Представьте: менеджер по продажам работает только со своими клиентами, не отвлекаясь на чужие сделки, а стажёр не может случайно экспортировать всю клиентскую базу или удалить важную информацию. Именно это и достигается с помощью гибкой настройки ролей и прав доступа.

Чтобы приступить к настройке, перейдите в раздел CRM, затем откройте «Ещё» → «Настройки» → «Права доступа к CRM». 

В открывшемся интерфейсе вы увидите слева список сущностей, сверху – список ролей, а также детализированную таблицу настроек.

По умолчанию уже доступны две роли: «Менеджер» – доступ на просмотр, создание и изменение своих элементов и «Администратор» – полный доступ ко всему, включая саму настройку прав доступа.

Обратите внимание: роль «Администратор» в настройках прав доступа не делает сотрудника администратором портала – это не одно и тоже. Кроме того, ролевая настройка прав доступна не на всех тарифах.
Когда типовых ролей недостаточно – можно создать собственную. Нажмите на иконку плюса справа и введите её название.

После этого вы можете переименовать роль, открыть или закрыть доступ ко всему, скопировать или удалить роль.

Вы можете задать уровень доступа к каждой сущности CRM: лидам, сделкам (включая воронки), контактам, компаниям, счетам, смарт-процессам и тд. 

Для каждой из них можно определить, кто имеет право просматривать, создавать, редактировать, удалять или экспортировать данные. А также какие данные - свои, своего отдела, подотделов, все открытые или вообще все.

Например, сотрудник может изменять только свои сделки, просматривать – сделки своего отдела, но не всей компании. Он может добавлять сделки, но не может экспортировать базу клиентов. Возможности гибко настраиваются — можно даже определить, на какие стадии сделки разрешено перемещать карточку, или запретить сотруднику менять внешний вид карточки CRM.

Также доступна настройка прав на работу с роботами. Если сотрудник не разбирается в автоматизации, ему можно открыть только режим просмотра, чтобы он не повредил важные сценарии.

Когда роль готова, её можно назначить конкретному сотруднику, группе, отделу или сразу целому подразделению вместе с подотделами. Это удобно: если в отделе работает двадцать человек, не нужно настраивать доступ для каждого.

После назначения обязательно сохраните настройки — иначе они не вступят в силу. С этого момента сотрудник получит доступ к CRM в соответствии с назначенной ролью.

 
Если же сотрудник не попадает ни в одну из групп, ему не откроется вообще никакая часть CRM. Это может быть полезно, например, для сотрудников HR-отдела или производства, которым CRM не нужна.

Настоятельно не рекомендуется предоставлять права на удаление или экспорт данных обычным сотрудникам. Это может привести к потере информации или её утечке. Эти действия стоит оставить только администраторам портала.

Она позволяет чётко разграничить зоны ответственности, снизить риск ошибок и упростить повседневную работу сотрудников. Один раз правильно настроив роли, вы избавитесь от множества организационных проблем в будущем.

Статья подготовлена Центром разработки «Создаватель» на основании авторского Полного курса по Битрикс24. Мы помогаем компаниям настраивать CRM, интегрировать внешние сервисы и обучать сотрудников работе в системе.

 
Есть вопрос? Подпишитесь на наш телеграм или позвоните по номеру 8-800-555-8001.