Представим, что у вас уволился сотрудник. Компания – живой организм, и такое бывает. При этом у него была какая-то своя документация, файлы, папки, отчеты…

Разберемся, где это может храниться, и что с этим делать. В Битрикс24 могут быть несколько Дисков.

1. Мой диск – личный диск сотрудника.
2. Общий диск – на всю компанию.
3. Диск Группы.

P.S. А еще они могут синхронизироваться между собой 🙂

К каждому из этих Дисков настраиваются права: на чтение, добавление, редактирование, возможность поделиться или полный доступ. Вдобавок, есть возможность включить расширенное управление правами доступа на отдельные файлы и папки. Тогда для самого Диска в общем будут применяться общие права, а для каких-то отдельных документов – частные. 

Грамотно настраивать права доступа на Диски должен администратор портала, и в таком случае коллизий после увольнения быть не должно.

Что, если все же такое произошло?

На Диске Группы просмотреть все файлы (в том числе те, доступ у которых был только у нашего уволенного) сможет владелец группы или администратор портала. В случае, если администратор не является членом этой группы – предварительно нужно будет включить режим Администратора в настройках профиля.

Найти файлы уволенного на общем и личном Дисках, в случае, если права на них были только у уволенного – также может администратор портала.

Чтобы открыть Общий диск, нужно нажать в левой панели меню Диск, и выбрать в плашке наверху Общий Диск.

А чтобы найти Диск уволенного – для этого его сначала нужно найти, ведь по поиску фамилии уволенного в верхней панели мы ничего не найдем. Поэтому, сначала нужно открыть раздел Компания, выбрать Сотрудники, отфильтровать по Уволенным, и уже затем по ФИО найти нашего конкретного уволенного.

Мы рекомендуем проверить, как настроены права на вашем портале, для того, чтобы не было мучительно больно потом искать что-то нужное после увольнения. Ведь документы по названию ищутся не всегда (к сожалению), а если у вас есть ссылка на документ – не факт, что будет просто найти, в какой же все-таки папке он лежит. А поиск по содержимому документов доступен только на тарифах Энтерпрайз. Для этого его нужно предварительно включить в Настройках портала.

Кроме того, специалисты «Создаватель»  с радостью настроят права не только на Диск, но и на:
– шаблоны документов;
– задачи;
– сущности CRM;
– пользование приложениями;
– задания бизнес-процессов и многое другое.